プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションは、行うシーンや国によってやりかたが変わってきます。
いちばん顕著な例は、日本とアメリカにおけるやり方の違いです。

日本では、プレゼンテーションする側があらかじめデータや結論をまとめあげます。
その上で、相手に説明したり議論することが一般です。
それに比べてアメリカの場合、結論はプレゼンテーション後に議論するのが一般です。
はじめから結論ありきは、嫌う傾向にあります。
このように国によっても、そのやり方は大きく変わってきます。

それ以外にも学会発表のようなもの、ビジネスシーンにおける商談のようなもの、会議のように議論を要するものなどがあります。

学会発表や卒論の場合、発表者がまとめたデータや結論を発表します。
議論を交わすこともありますが、基本的に発表者からによる一方的なプレゼンテーションです。
結論は、発表者にすべてかかっています。
これは先の日本に多いものと同じです。

ビジネスシーンにおける商談の場合、一方的な説明は敬遠されます。
みなさんも服などのショッピングにでかけた時、店員にしつこく付きまとわれて困った経験はあるのではないでしょうか？
商談のように一方的なセールストークは、あまりよい結果にはなりません。
このような場合、お客が必要とするデータを適切なタイミングで示します。
そしてお客が購入にいたるように導きます。
結果、成約にもつながります。
商談のようなプレゼンテーションの場合、相手との双方向性が重要視されます。
ですので結論は、相手にすべてかかっています。

会議のようなものの場合、一応結論は述べます。
しかし最終的な意思決定は、会議において議論したうえで決まります。
結論は、プレゼンテーションした本人の意見を土台にして、議論のうえで決まります。
これは先のアメリカに多いものと同じです。

以上のように、国やシーンにおいてプレゼンテーションの運び方は変わってきます。

プレゼンテーションする人も、ツールのひとつであることはご存知でしょうか？
本番が近づくと、どうしてもそのことを忘れがちになります。

話し方などもプレゼンテーションのツールであることは、ここまでお読みの方は理解いただけていると思います。
これ以外にも服装や態度も、大切なプレゼンテーションのツールでもあります。

なぜ服装や態度がツールのひとつなのか？
人は五感を利用して、脳に記憶します。
その時、いちばん情報量が多いのが視覚です。

１対1でも大人数でも、聴衆はプレゼンテーションをしている人に注目しています。
こういった状況でだらしない格好や生意気な態度を取っていると、当然その内容の理解にも影響を及ぼします。
ビジネスシーンなら、とうぜん商談もうまくまとまらない可能性があります。
こういったことにならないように、プレゼンテーション実施前には服装やふだんの態度を見直しておくといいでしょう。

服装であれば、その場に合ったのがいちばんです。
公式なプレゼンテーションの場合、学生であってもスーツがよいでしょう。
とにかく派手な色だけは避けましょう。
例えば、卒論や学会発表などがそうです。
もちろん、よれよれのスーツは論外ですよ。
また頭髪にも気をつけます。
ビジネスの場では、残念ながら茶髪や長髪は認知されていません。
本番前までには、世間一般的な頭髪にしておくと安心感があります。
デートに行くほどの気合を入れる必要はありません。
油断だけはしないようにしましょう。

態度についてみると、まれにポケットに手を入れてプレゼンテーションしている人を見かけます。
緊張しているのでしょうが、あまりいい好感はもたれませんよね。
また背中を曲げたままというのも、あまり見栄えがいいものではありません。
手を前や後ろに組んだり、机に手をついてプレゼンテーションをする人も見ます。
見る人によっては、「エラそうなやつだ！」とヒンシュクを買うこともあります。
気をつけましょう。

このようにプレゼンテーションする人は、ひとつのツールであると分かります。
ツールは正しく用いることが、最大の効果を期待できます。
せっかく内容のすばらしいプレゼンテーションをしても、服装や態度が悪くて効果が減るのはもったいないのではないでしょうか？

プレゼンテーションとは
当サイトの目指すところ。

聴衆構成の確認
準備する上で大切な聴衆構成の確認ポイント。

ツールの事前チェック
準備する上でプロジェクターとパソコン、会場の確認ポイント。

リハーサルの重要性
準備する上で欠かせないリハーサルのポイント。

効率的な時間の使い方
構成を考える上で大切な時間の使い方のポイント。

基本構成
プレゼンの構成を考える上でのいちばんのポイント。

フォントの扱い
スライド作成で意外と知らないフォントの効果。

テキストの扱い
スライド作成でのテキストの使い方。

図表の扱い
スライド作成における図表の扱い方と気をつけたいこと。

話し方の基本
話し方の基礎の基礎。

自信に満ちた話し方
経験不足で不安な初心者のためのプロのように話すいちばんの基本。

原稿なしで話す方法
だれでも原稿なしで話し続けられるプレゼンの秘訣。

忘れがちな常識
意外と忘れがちな補足説明と振舞い。

基本的な質疑の対応
質疑応答の流れと基本。

質疑への事前準備
想定問答集の作成と３つの質疑パターン攻略方法。

情報の共有は分かりやすさ
聴衆に分かりやすい話し方のポイント。

情報はあふれさせない
スライド作成では言葉・文字・図表の効用の違いに気をつけよう。

退屈させない話し
聴衆の興味を惹くには身近な話題やＴＶ司会者を参考にしよう。

時間と集中力の関係
プレゼンを集中して聞いてもらう科学的根拠。

時間と記憶の関係
プレゼンをより長く印象に残してもらうための科学的手法。

パワーポイントとは？
いまや一般的なプレゼンツールのパワーポイント。

古典的なツール
古典的ながら今でも便利なプレゼンツールを紹介。

プレゼンテーションで使う情報機器は、パソコン以外にもいろいろなものがあります。
昔から代表的なツールには、ＯＨＰ、ビデオやホワイトボードなどがあります。

いままでプレゼンテーションで、いちばん用いられていたものはＯＨＰです。
光源となる台にフィルムを置いて、その像をスクリーンなどに投影します。
ＯＨＰ用フィルムは、手書きで書いたりパソコンで印刷したりなどしていました。
プレゼンテーション中にフィルムに色も付けられますし、アニメーションのセル画のように重ねて使うこともできます。
フィルムで作成した資料は、保存もかんたんに利きます。
コピー機で印刷もできるので、そのまま配布用資料として使用もできます。
ＯＨＰ用紙印刷対応のコピー機やプリンターでなければ紙詰まりします。
取り扱い時には、よく気をつけてください。

プレゼンテーションでビデオを使う場合、動きのある映像で説明をする時に便利です。
かつては専門業者に外注の必要がありました。
制作日数や費用も、大変かかっていました。
現在ではデジタルビデオカメラで撮影したものを、パソコンでかんたんに編集できます。
編集した映像はＣＤ、ＤＶＤやネット配信などで、持ち運びや量産もできます。

ホワイトボードを使用する場合、その場での考えをすぐに表現できます。
費用も安く済み、取り扱いも簡単です。
ただホワイトボードに板書している間、プレゼンテーション中に聴衆に背を向ける形になります。
その間、流れが中断しやすいと言う短所に気をつけてください。

プレゼンテーションで使う情報機器は、いまやパワーポイントというパソコンソフトが中心です。
会議や発表会をよく行うビジネスマンなら、常識となっています。

パワーポイントとは、マイクロソフト社が販売しているプレゼンテーション用資料をパソコンで簡単に作成するビジネスソフトです。
このパワーポイントを使って作成した資料は、プロジェクターやモニターなどを使って表示させることができます。

パワーポイントを使ってスライドを作成しておけば、使い回しや修正がかんたんにできます。
作成したファイルは、パソコンやサーバに保存することもできます。
保存したファイルを、ほかの人と共有することもかんたんです。

パワーポイントを使う利点は、他にもあります。
マイクロソフト社には、Ｏｆｆｉｃｅというシリーズのパソコンソフトがあります。
皆さんおなじみのＷｏｒｄやＥｘｃｅｌも、Ｏｆｆｉｃｅのシリーズです。
察しのいい方なら、お気づきと思います。
よく使用するアイコンなどのインターフェイスが共通しています。
そのため、パワーポイントにすんなりと入りやすい、という利点があります。

また聴衆の手元に配布する資料を、プレゼンテーションでスクリーンに表示させたのと同じまま印刷することができます。

余談ですが、パワーポイントは、機能が豊富なので効果的な広告チラシを作ることもできます。
余力のある方は、一度試してみてください。

このようにいまやプレゼンテーションには欠かせないパワーポイントですが、気をつける点もあります。
豊富で便利な機能がたくさん、パワーポイントにはあります。
スライドを華美にしたりアニメーションを過度につけると、聴衆にとっては見にくい資料となることもあります。
パワーポイントの便利な機能に振り回されることなく、効果的なプレゼンテーション用資料を作ることを心がけてください。

プレゼンテーション終了後、聴衆が記憶している内容は時間の経過とともに失われます。
ビジネス・シーンの場合、終了後にどれだけ覚えておいてもらえるかが、大切になります。

終了しても内容をしっかり覚えておいてもらうには、いろいろな工夫が必要になってきます。
スライドを見やすく作ったり、話の途中で体験談を入れるのもたしかに有効です。

ところで心理学の世界では、時間と記憶の関係を忘却曲線として説明しています。
忘却曲線は、記憶は時間の経過とともに失われることを示しています。

言葉と図をそれぞれ使った場合には、プレゼンテーションの印象はどのように残るのか見ていきましょう。

言葉だけの説明の場合、終了直後は５０％弱しか印象に残っていません。
終了から２時間後には、５％強程度しか印象に残りません。

図だけの説明の場合、終了直後は６０％弱の印象が残っています。
終了から２時間後には、１５％強程度の印象が残ります。

言葉と図を用いた場合、終了直後にはなんと９０％程度の印象が残っています。
終了後２時間経過しても、６０％強の印象が残ります。
言葉だけに比べ約１２倍、図だけに比べ約４倍も、その内容が印象に残る度合いが違ってきます。

プレゼンテーションで相手に印象を残したいなら、言葉と図を上手に構成することが重要になってきます。


※参考文献
１）「産業教育機器システム便覧」，日科技連出版社

プレゼンテーションをする際、時間を気にしていますか？
発表者でも聴衆でも、気になることです。

どんなにすばらしい内容のプレゼンテーションであっても、時間が長くなると聞く方としては辛くなってきます。
これが単調な内容であれば、拷問以外の何ものでもありません。
これで質問を受け付けますといっても、放心状態の聴衆から質問を期待する方が間違っています。

この対策としては、基本的に聴衆が聞き疲れない時間で終える必要があります。
一般的なプレゼンテーションの時間は、１５〜２０分が多いと言われています。

この２０分前後の時間というのは、実は合理的な目安でもあります。
心理学の世界では、聞き始めから３０分程度で集中力が切れ、４５分には注意力が戻ると言われています。
つまり４５分間で見ると、集中力低下のピークは３０分になります。
最大でも３０分程度に時間を設定しておけば、聴衆が集中して聞いてもらえることが期待できます。
これに少しでも注目してもらえるように、プレゼンテーションを工夫しておけば効果的です。

ところで、３０分で集中する力が散逸になると言うのは、誰もが経験しています。
みなさんが学生時代のころを思い出してください。
学校では楽しい授業やいやな授業など、さまざま揃っています。
どんなに楽しい授業でも、とくに昼食後最初の授業では３０分もすると集中力が切れてウトウト・・・というのは私だけではないと思います。
お腹の具合がなくても、だいたい３０分もすると集中力は落ちていたように思います。

どうしても３０分以上プレゼンテーションをする必要のある場合、３０分を目安に休憩を取るか上手い話題を振って集中力を取り戻す工夫をしましょう。

プレゼンテーションでは、聴衆を退屈させてはいけません。
大半の退屈な発表や会議では、発表者による一方的な情報発信になっていることが多いです。

聴衆に印象が残すためには、話しはじめに相手の興味を引くことが大切です。
身近なことであれば、今日の天気のことやニュースや有名人の気になる話題などでも構いません。
また、その内容がこれから行うプレゼンテーションにあっていれば文句なしです。

プレゼンテーションの最中にも、出来事や体験談をしっかり盛り込みましょう。
学生は、卒業論文などの発表が多いです。
苦労した点、工夫した点やその過程での体験談などを盛り込みます。
こうすることで聴衆の興味も惹けますし、プレゼンテーションのアピールにもなります。
また、論文内容のどこがポイントだったかも教授などに注目されやすくなります。

社会人であれば、企画、商品や会社のプレゼンテーションが中心になります。
企画であれば、先の学生の方法も使えます。
商品や会社の場合、やはり実際の体験談を盛り込むといいです。
発表者自身が感じている魅力などもアピールできると、なおいいです。

退屈しないで印象に残すためには、テレビ番組の司会者が非常によい手本・参考になります。
だからと言って、無理に人気司会者の物まねをするわけではありません。
注目してもらいたいのは、興味を惹く話題をどのタイミングで盛り込んでいるのかです。

また、教養系番組もプレゼンテーションを考える上でよい参考になります。
ＮＨＫで放送されていたプロジェクトＸも、内容構成はよい参考になります。
例えば過去の出来事を映像で流した後に、ご本人に当時の苦労話を聞く・・・というのが、中心の構成になっています。
過去の出来事の映像だけだったら、その映像の印象はほとんど残らないでしょう。
しかし、過去の出来事の映像を見た後、当時の苦労話を聞くと印象の残り方は違ってきます。

このように、内容説明＋αがあると聴衆は退屈しません。
なにより、聴衆の印象に鮮明に残りやすくなります。
とくに印象を残したい部分は、こういった手法で強調するといいでしょう。

本番でいきなり、プロのようにここまではできる人は少ないです。
こういったちょっとした話題も、本番までにしっかりと仕込んでおきます。
これで印象的なプレゼンテーションが誰でもできますし、心にも余裕が生まれてきます。

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込みすぎていませんか？
限られた短い時間では、特にそのような傾向になりがちです。
しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり正しい情報も伝わらないリスクがあります。

プレゼンテーションでは、スライド１枚につき１メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。
そして内容も正しく理解されやすくなります。
では情報量が多いプレゼンテーションの時に、どのようにして１枚に詰め込むか？
図表を使って、効率的に内容をビジュアル化することが重要になってきます。

なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的にビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。
人は、１分間に３００文字分の情報を話して伝えることができます。
情報を文字として読む場合では、１０００文字分の情報を相手に伝えることができます。
ところが情報を見る場合では、２０００文字分の情報を相手に伝えることが可能です。※

図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。
すなわち、４００字詰め原稿用紙５枚分の説得効果を１分間でできることになります。
スライド１枚に１メッセージの図表で構成したプレゼンテーションは、絶大な効果を生むことになります。

限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝えることが可能になります。


※参考文献
１）山口弘明氏，「説得工学―効果的な伝え方の技術」，産業能率大学出版部発行，1983

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と共有できていますか？
これができていないと、失敗してしまいます。

プレゼンテーションにおける情報の共有の基本は、
　１．テーマやポイントが明確
　２．順序が明確
　３．専門用語は使わない
ことが重要になってきます。

まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見ていきましょう。
テーマは、プレゼンテーションの背骨とも言える重要なものです。
テーマに関係ない話しをするのはいけません。
違うテーマの話しをすることによって、聴衆は何がテーマか混乱することになります。
またポイントを話す場合、どこからどこまでがポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。
この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、聴衆にとってはただの混乱のもとです。
テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に簡潔・明確でなければなりません。

次に、話しの順序について見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序立てて流れを作ります。
話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。
話の流れが前後すると、聴衆は発表者が何を言いたいのか分からなくなります。
また手元の原稿やスライドを見ながらプレゼンテーションをする場合、どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。
確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が慌てふためく姿をよく見ます。

最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。
プレゼンテーションでは、誰にでも分かるように説明をしていきます。
しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っているわけではありません。
聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語をプレゼンテーションでは取捨選択することが大切です。
例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。
しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の羅列では発表者の考えが伝わりません。
これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と同じ目線ですることが大切です。